Comment fonctionne la distribution automatique des appels ?
< Revenir au blog < Revenir au blog Comment fonctionne la distribution automatique des appels ? L’ACD : qu’est-ce que c’est ? Différences entre ACD et SVI Les différents types de distribution d’appels 5 bonnes raisons d’utiliser la distribution automatique des appels Conclusion La distribution automatique des appels (ACD) est une composante essentielle des solutions de centres de contact modernes, permettant une gestion efficace et optimale des flux d’appels entrants. Conçue pour améliorer l’expérience client tout en maximisant l’efficacité opérationnelle, l’ACD attribue automatiquement les appels entrants aux agents les mieux qualifiés pour répondre à leurs besoins. Cette technologie repose sur plusieurs méthodes de distribution, chacune adaptée à des contextes spécifiques. Dans cet article, nous explorerons en détail l’ACD, ses différences par rapport aux systèmes de réponse vocale interactive (SVI) et les huit types de distribution couramment utilisés 1. L’ACD : Qu’est-ce que c’est ? L’ACD, ou distribution automatique des appels, est un système de gestion des appels entrants qui dirige automatiquement les appels vers les agents disponibles. Ce système utilise divers algorithmes pour attribuer les appels en fonction de différents critères tels que la disponibilité des agents, leurs compétences spécifiques, la priorité des appels, etc. L’objectif principal de l’ACD est d’optimiser le temps de réponse et d’assurer une répartition équitable de la charge de travail entre les agents, garantissant ainsi une satisfaction client maximale. 2. Différences entre ACD et SVI Bien que souvent confondus, l’ACD et le SVI sont deux composantes distinctes des solutions de centre de contact. L’ACD est responsable de la distribution des appels aux agents, tandis que le SVI est un système interactif qui guide les appelants à travers un menu vocal pour répondre à leurs besoins ou pour les diriger vers le bon service ou agent. Alors que l’ACD se concentre sur la gestion des flux d’appels, le SVI offre une interface interactive pour les appelants avant qu’ils ne soient dirigés vers un agent spécifique. 3. Les différents types de distribution d’appels a) Le routage fixe Le routage fixe consiste à attribuer les appels entrants à des agents spécifiques de manière prédéterminée. Par exemple, les appels peuvent être dirigés vers un agent spécifique en fonction du numéro composé par l’appelant ou du service demandé. Ce type de distribution est efficace lorsque les appelants ont des besoins spécifiques et nécessitent une assistance spécialisée dès le début de l’appel. b) Le routage en tourniquet Le routage en tourniquet distribue les appels de manière séquentielle aux agents disponibles dans l’ordre où ils ont été reçus. Chaque nouvel appel est attribué à l’agent disponible depuis le plus longtemps, assurant ainsi une répartition équitable de la charge de travail. Ce type de distribution convient aux centres de contact où la priorité est donnée à la gestion des files d’attente de manière équitable. c) Acheminement vers l’agent le moins actif Cette méthode dirige les appels vers l’agent qui a le moins d’appels en cours ou qui a été inactif pendant une période déterminée. Cela garantit une utilisation efficace des ressources en maximisant la productivité des agents moins occupés. L’acheminement vers l’agent le moins actif est idéal pour les centres de contact où les charges de travail varient considérablement. d) Routage basé sur l’emploi du temps Le routage basé sur l’emploi du temps dirige les appels en fonction de la disponibilité des agents selon leur emploi du temps préétabli. Par exemple, les appels peuvent être dirigés vers les agents disponibles pendant les heures de pointe ou en dehors des heures de travail régulières. Ce type de distribution garantit une répartition équilibrée de la charge de travail tout au long de la journée e) Distribution simultanée La distribution simultanée envoie simultanément un appel à plusieurs agents jusqu’à ce que l’un d’eux accepte l’appel. Cela permet de réduire les temps d’attente pour les appelants et d’optimiser le temps de réponse global. La distribution simultanée est particulièrement efficace pour les appels de courte durée où une réponse rapide est cruciale. f) Acheminement pondéré Cette méthode attribue les appels en fonction d’une pondération préétablie pour chaque agent, basée sur des critères tels que les compétences, l’expérience ou les performances passées. Les appels sont dirigés vers les agents dont le score pondéré est le plus élevé, garantissant ainsi une attribution optimale en fonction des capacités de chaque agent. g) Routage basé sur la valeur Le routage basé sur la valeur attribue les appels en fonction de la valeur attribuée à chaque appel en fonction de critères prédéfinis tels que le statut du client, le type de problème ou le potentiel de vente. Les appels sont dirigés vers les agents les mieux équipés pour gérer des situations de haute valeur, maximisant ainsi les opportunités de vente et de satisfaction client. h) Acheminement basé sur des données Cette méthode utilise des données en temps réel sur les appelants, tels que l’historique des interactions, les informations sur le compte ou les préférences, pour diriger les appels vers les agents les mieux adaptés à leurs besoins spécifiques. L’acheminement basé sur des données offre une personnalisation accrue de l’expérience client et une résolution plus rapide des problèmes. 4. 5 bonnes raisons d’utiliser la distribution automatique des appels a) Amélioration de la satisfaction client La distribution automatique des appels permet une gestion plus fluide et intelligente des flux entrants. En réduisant significativement le temps d’attente, elle améliore l’expérience client dès les premières secondes. Grâce à un routage intelligent, chaque appel est dirigé vers l’agent le plus pertinent dès le premier contact, ce qui favorise une résolution rapide et efficace des demandes. Résultat : une diminution notable du nombre d’appels abandonnés et une satisfaction client en hausse. b) Augmentation de la productivité des agents En optimisant la répartition des appels, la distribution automatique favorise une augmentation du taux de résolution dès le premier contact. Les agents, mieux orientés et préparés, peuvent traiter les demandes plus efficacement, ce qui réduit les transferts inutiles et les délais de traitement. Cette efficacité accrue se traduit directement par une hausse du nombre d’appels traités, sans compromis sur la
Le démarchage téléphonique est-il mort ? Non, mais il doit se réinventer pour 2025
< Revenir au blog < Revenir au blog Le démarchage téléphonique est-il mort ? Non, mais il doit se réinventer pour 2025 Un contexte en mutation Nouvelles tendances du démarchage téléphonique Défis et perspectives 5 conseils clés pour réussir tous vos appels de prospection Conclusion La prospection téléphonique reste l’un des meilleurs moyens pour établir une connexion directe avec des clients potentiels, mais son succès repose en partie sur une approche stratégique bien élaborée. Posons le contexte : aujourd’hui, nous recevons tous de la prospection par email, sur les réseaux sociaux ou même par SMS. La méfiance est donc de rigueur dès lors que nous recevons un appel dont le numéro nous est inconnu. La prospection téléphonique, méthode ancestrale pour vendre ses produits et services, devient alors encore plus complexe à mettre en place. Il ne s’agit pas d’aller droit au but sans préparation préalable, auquel cas ce serait un échec cuisant. Dans cet article, nous vous présentons les éléments cruciaux pour transformer votre prospection téléphonique en une stratégie réussie axée sur des résultats concrets. 1. Un contexte en mutation Le démarchage téléphonique, omniprésent dans notre paysage commercial, n’a jamais cessé de susciter des controverses. En 2025, son évolution se dessine sous des formes nouvelles et complexes, profondément influencée par trois moteurs : a) L’essor du numérique L’explosion des canaux de communication numériques, tels que les emails, les SMS, les chatbots et les réseaux sociaux, redistribue les cartes du démarchage. Les entreprises s’adaptent en intégrant ces nouveaux outils pour toucher leur cible de manière plus efficace et ciblée. Cette diversification des points de contact offre une multitude d’options pour interagir avec les clients potentiels, mais soulève également des questions éthiques et légales quant à l’utilisation des données personnelles. b) Une réglementation plus stricte Face aux abus et à l’exaspération des consommateurs, les gouvernements adoptent des législations plus strictes pour encadrer le démarchage téléphonique. Le Décret Fréquences / Horaires de 2023 (Loi Naegelen) en est un exemple parmi tant d’autres, limitant entre autres les plages horaires d’appels, le nombre de sollicitations sur une période donnée et renforçant les sanctions en cas de non-respect. Cette tendance vise à protéger les consommateurs contre les pratiques intrusives et abusives, tout en encourageant une utilisation responsable du démarchage téléphonique. c) Des consommateurs avertis et exigeants Les consommateurs, sursollicités, sont de plus en plus méfiants. Ils attendent des interactions personnalisées, respectueuses de leurs besoins et de leurs données personnelles. C’est un constat, le démarchage téléphonique n’est plus aussi efficace qu’il ne l’était par le passé et cette évolution exige des entreprises une adaptation de leur approche pour proposer une expérience client plus fluide et pertinente. La transparence et le respect du consentement deviennent des éléments clés pour gagner la confiance des clients et garantir le succès du démarchage téléphonique. 2. Nouvelles tendances du démarchage téléphonique a) Ciblage affiné et personnalisation de l’échange L’intelligence artificielle permet d’affiner le ciblage des appels en analysant les comportements et les données des prospects. Les entreprises peuvent ainsi identifier les clients potentiels les plus susceptibles d’être intéressés par leurs produits ou services, et adapter leurs discours de vente en fonction de leurs besoins et attentes. Cette approche permet d’améliorer l’efficacité du démarchage et de maximiser les chances de conversion. b) Omnicanalité Le démarchage téléphonique ne se résume plus à de simples appels. Il s’intègre dans une stratégie marketing globale utilisant différents canaux, comme les emails, les SMS, les chatbots et les réseaux sociaux, pour maximiser l’impact et créer une synergie entre les points de contact. Cette approche omnicanale améliore grandement l’expérience client et permet d’augmenter la reconnaissance de la marque. 3. Défis et pespectives a) Lutte contre les abus et respect des réglementations Le respect des réglementations et la protection des données personnelles restent des défis majeurs pour le démarchage téléphonique. Les entreprises doivent s’adapter aux nouvelles législations et mettre en place des pratiques transparentes et éthiques pour éviter les sanctions et préserver la confiance des consommateurs. La mise en place de procédures de contrôle et de suivi est essentielle pour garantir le respect des règles et prévenir les pratiques abusives. Malheureusement aujourd’hui, beaucoup de centres de contact ou d’entreprises ayant recours au démarchage téléphonique n’ont pas les outils adéquats pour assurer un respect total de la réglementation. b) Confiance des consommateurs Développer une relation de confiance avec les clients est essentiel pour la réussite du démarchage téléphonique. Aujourd’hui, nous devons, en tant que particulier, faire face à d’innombrables appels frauduleux, couplés à des SMS et des emails malveillants qui vous inciteront à cliquer sur de mauvais liens. Les entreprises doivent adopter une approche la plus transparente et respectueuse possible, en s’assurant du consentement des clients avant de les contacter et en répondant à leurs questions et préoccupations. La mise en place d’une charte de déontologie et d’un système de traitement des réclamations peut contribuer à renforcer la confiance des clients et à améliorer l’image de l’entreprise. c) Innovation téléphonique L’intelligence artificielle continuera de transformer le paysage du démarchage téléphonique. Les entreprises doivent s’approprier cette technologie pour optimiser leurs performances, personnaliser les interactions et améliorer l’expérience client. L’utilisation de chatbots intelligents, d’outils d’analyse prédictive et de systèmes de reconnaissance vocale peut contribuer à accroître l’efficacité et la pertinence du démarchage téléphonique. 4. 5 conseils clés pour réussir tous vos appels de prospection a) Construction d’un argumentaire solide Un argumentaire préconstruit ne consiste pas simplement à énumérer les caractéristiques de votre produit ou service. Il doit anticiper les objections potentielles et mettre en avant les avantages spécifiques qui répondent aux besoins du prospect. La connaissance approfondie de votre offre est essentielle, tout comme la structuration d’un discours persuasif. En préparant ces éléments en amont, vous serez mieux armé pour gérer l’appel avec assurance, réduire le stress inutile, et répondre de manière convaincante aux questions du prospect. b) Personnalisation de l’échange La personnalisation de l’échange va au-delà du simple usage du prénom du prospect. Cela implique d’utiliser un CRM pour accéder à des informations préalables sur le prospect. En comprenant ses besoins
Pourquoi adopter un serveur vocal interactif (SVI) bien conçu peut transformer votre relation client
< Revenir au blog Pourquoi adopter un serveur vocal interactif (SVI) bien conçu peut transformer votre relation client Une meilleure expérience client grâce à un serveur vocal interactif personnalisé Un gain de temps pour tous Des performances optimisées pour les centres d’appels Conclusion Un serveur vocal interactif (SVI, ou IVR en anglais) est une technologie de téléphonie qui joue le rôle d’intermédiaire entre vos clients et votre entreprise. Lorsqu’un appel est émis, le SVI guide automatiquement l’appelant à travers un menu vocal afin de le diriger vers la bonne personne ou le bon service — le tout, de manière rapide et efficace. Ce système permet non seulement de répondre à 100 % des appels entrants, mais également d’automatiser une partie ou la totalité du traitement des demandes simples. Cependant, pour offrir une réelle valeur ajoutée, il est essentiel que le SVI soit bien structuré, intuitif et, si possible, multi-niveaux. Mal conçu, il peut au contraire frustrer les utilisateurs et augmenter le taux d’abandon des appels. Voyons ensemble les principaux avantages d’un SVI bien pensé. 1. Une meilleure expérience client grâce à un serveur vocal interactif personnalisé L’objectif principal d’un SVI est de fluidifier le parcours client. Grâce à un menu clair, l’appelant peut choisir rapidement les options correspondant à sa demande, sans passer par de multiples transferts ou mises en attente inutiles. Résultat : il est mis en relation avec un agent qualifié, capable de répondre précisément à sa question. Ce sentiment d’être orienté et accompagné dès les premières secondes de l’appel rassure le client. Il perçoit une organisation professionnelle et un souci d’efficacité, ce qui renforce la confiance envers l’entreprise. Un bon SVI peut même aller plus loin en personnalisant l’expérience : reconnaissance du numéro, historique d’appels, et raccourcis vers les demandes fréquentes. 2. Un gain de temps pour tous Un SVI bien configuré fait gagner du temps au client comme à l’entreprise. Pour l’appelant, l’accès aux bonnes informations ou au bon interlocuteur est plus rapide. Certaines tâches peuvent même être réalisées sans intervention humaine, comme la prise de rendez-vous, le suivi de commande, ou la consultation de factures. Les options de rappel automatique ou de mise en attente intelligente permettent également de gérer plus sereinement les périodes de forte affluence, en évitant la frustration liée aux attentes prolongées. Côté collaborateurs, les opérateurs peuvent mieux gérer leur flux d’appels, réduire la surcharge et se concentrer sur les demandes à forte valeur ajoutée. Ils peuvent également mieux anticiper le volume des appels et adapter leur discours selon le profil ou la demande du client, grâce aux données collectées en amont par le SVI. 3. Des performances optimisées pour les centres d’appels Un autre avantage majeur du SVI est son impact direct sur la performance opérationnelle. En automatisant certaines tâches répétitives (comme l’identification de l’appelant, la qualification de la demande, ou encore le routage vers le bon service), il permet aux équipes de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Cela se traduit par une réduction significative des coûts liés au fonctionnement des centres d’appels : moins de temps perdu, moins d’erreurs humaines, et une meilleure gestion des ressources humaines. Par ailleurs, la collecte de données via le SVI permet d’analyser en continu les performances du service client : temps moyen de traitement, taux d’abandon, motifs d’appels les plus fréquents, etc. Ces insights sont précieux pour ajuster les stratégies, améliorer les processus internes et répondre toujours mieux aux attentes des clients. 4. Conclusion Le serveur vocal interactif n’est pas seulement un outil d’automatisation : c’est un véritable levier de performance et de satisfaction client, à condition qu’il soit correctement paramétré. En offrant un service rapide, fluide et personnalisé, il contribue à valoriser votre image de marque tout en optimisant vos ressources internes. Alors, prêt à faire passer votre relation client au niveau supérieur grâce au SVI proposé par Nixxis ? Envie d’aller plus loin ? Découvrez 5 astuces pour transformer en profondeur votre service client. Je consulte l’article Je consulte l’article Partagez ce contenu sur vos réseaux favoris ! Facebook Email LinkedIn Intéressé par nos solutions ? Contactez-nous ! Articles récents
AI Act : l’Europe définit une classification des risques associés à l’IA
< Retourner au blog < Retourner au blog AI Act : l’Europe définit une classification des risques associés à l’IA Un nouveau règlement européen sur l’IA Risques minimaux liés à l’IA L’IA à risque limité L’IA à haut risque L’IA présentant des risques inacceptables Obligations des entreprises Impacts concrets pour les utilisateurs Et ensuite ? De retour du World of AI Cannes Festival, qui s’est tenu au Palais des Festivals de Cannes du 13 au 15 février 2025, nous constatons que le paysage des produits basés sur l’intelligence artificielle (IA) continue de s’élargir considérablement. Lors des éditions précédentes, l’attention s’était focalisée sur ChatGPT, une IA conversationnelle qui suscite encore aujourd’hui un vif intérêt. Plus récemment, son concurrent chinois, DeepSeek, a émergé sur le marché. Bien que DeepSeek affiche des performances comparables, des zones d’ombre subsistent quant à ses méthodes de collecte et d’utilisation des données personnelles des utilisateurs. Nous avons d’ailleurs rédigé un article détaillant notre position sur l’intégration de DeepSeek ou non dans nos propres solutions d’IA. Parallèlement, d’autres modèles ont émergé, mettant en avant un respect strict des données des utilisateurs. Mistral AI, une start-up française, se distingue en se positionnant comme l’une des solutions les plus conformes au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Cependant, malgré cette réputation, Mistral AI fait actuellement l’objet d’une plainte pour une présumée violation des données personnelles, remettant en question ses pratiques en matière de confidentialité. Face à la prolifération rapide de ces logiciels et aux politiques de protection des données souvent opaques, l’Europe a réagi en adoptant l’AI Act l’année dernière. Ce cadre législatif vise à réguler l’utilisation des systèmes d’IA en interaction avec les citoyens de l’Union européenne, garantissant ainsi la protection de leurs droits fondamentaux. Bien que nous ne soyons pas des experts juridiques, nous souhaitons vous présenter un aperçu des nouvelles obligations légales liées à l’utilisation des systèmes d’IA, afin de vous informer des implications actuelles de cette législation. 1. Un nouveau règlement européen sur l’IA En juin 2024, le Parlement européen a adopté le règlement (UE) 2024/1689 (oui, encore un !), établissant des règles harmonisées pour l’intelligence artificielle (IA) au sein de l’Union européenne. Ce cadre législatif vise à encadrer le développement, la mise sur le marché et l’utilisation des systèmes d’IA, tout en protégeant les droits fondamentaux des citoyens européens. L’un des objectifs principaux de cette législation est de garantir que les systèmes d’IA respectent les valeurs de l’Union, notamment la protection des droits fondamentaux, la démocratie et l’État de droit. Le règlement établit une classification des systèmes d’IA en fonction de leur niveau de risque : minimal, limité, élevé et inacceptable. Les systèmes présentant un risque inacceptable, tels que certaines applications de reconnaissance faciale dans l’espace public, sont interdits, tandis que ceux à risque élevé sont soumis à des exigences strictes avant leur mise sur le marché. Pyramide des risques associés à l’IA 2. Risques minimaux liés à l’IA Les systèmes d’intelligence artificielle classés comme présentant un risque minimal incluent notamment les jeux vidéo utilisant l’IA pour animer des personnages virtuels ou encore les filtres anti-spam qui trient automatiquement les courriers électroniques. Ces applications ne représentent pas une menace significative pour la sécurité ou les droits fondamentaux des citoyens et, de ce fait, ne sont pas soumises à des réglementations spécifiques dans le cadre de l’AI Act. Les entreprises et développeurs peuvent ainsi les déployer sans restriction particulière au sein de l’Union européenne. 3. L’IA à risque limité Cette catégorie inclut les agents conversationnels automatiques (chatbots, comme dialogg.ai) ainsi que les deepfakes ou « hypertrucages ». Les deepfakes exploitent l’intelligence artificielle pour générer ou altérer des vidéos, images ou fichiers audio d’une manière si réaliste qu’ils peuvent être extrêmement difficiles, voire impossibles à détecter. En raison des risques de manipulation et de désinformation, ces technologies sont soumises à des obligations strictes de transparence. La réglementation impose aux entreprises et aux développeurs d’informer clairement les utilisateurs lorsqu’ils interagissent avec une IA, afin qu’ils puissent prendre une décision éclairée sur la poursuite ou non de cette interaction. Par exemple, les deepfakes doivent être accompagnés d’un marquage explicite indiquant qu’ils sont générés artificiellement, et les chatbots doivent clairement signaler qu’ils ne sont pas des humains. 4. L’IA à haut risque Les systèmes d’IA à haut risque sont ceux qui peuvent avoir un impact significatif sur la sécurité des personnes ou sur leurs droits fondamentaux. Parmi les exemples notables, on retrouve : Les applications de chirurgie assistée par robot piloté par l’IA, où une erreur pourrait mettre en danger la vie des patients. Le tri automatisé des CV dans les processus de recrutement, pouvant introduire des biais discriminatoires. La notation de crédit, qui peut restreindre l’accès des citoyens à des prêts financiers. L’examen automatisé des demandes de visa, influençant directement la liberté de circulation des individus. Pour être autorisés, ces systèmes doivent respecter des exigences strictes en matière de qualité, de transparence et de supervision humaine afin de réduire les risques. Les entreprises développant ou utilisant ces technologies doivent garantir une évaluation rigoureuse de leur impact, ainsi qu’un contrôle constant pour prévenir tout abus ou dysfonctionnement. 5. L’IA présentant des risques inacceptables Les systèmes et modèles d’IA à risque inacceptable sont strictement interdits au sein de l’Union européenne et ne peuvent en aucun cas être commercialisés. Ces technologies sont considérées comme une menace directe pour les droits fondamentaux des citoyens, la sécurité publique ou la démocratie. Parmi ces systèmes prohibés figurent notamment : Les IA conçues pour manipuler le comportement humain de manière trompeuse ou coercitive. Les technologies abolissant le libre arbitre, comme celles influençant inconsciemment des décisions critiques (vote, consentement, achats, etc.). Certains systèmes de surveillance biométrique de masse qui pourraient porter atteinte à la vie privée et aux libertés individuelles. En interdisant ces usages, l’AI Act vise à préserver les valeurs fondamentales de l’UE, en garantissant que l’IA reste un outil au service de l’humain et non un moyen de le contrôler. 6. Obligations des entreprises En fonction du niveau de risque lié à
Centre d’appels / service client : les 10 KPI à surveiller en 2024 !
< Revenir au blog < Revenir au blog Taux d’occupation des agents Taux de résolution au premier contact Taux de qualité de service Durée moyenne de traitement (DMT) Taux de raccroché au niveau du SVI Durée Moyenne de Conversation (DMC) Taux d’abandon After Call Work (ACW) Taux de débordement Durée de Mise en Attente (DMA) Conclusion Taux d’occupation des agents Taux de résolution au premier contact Taux de qualité de service Durée moyenne de traitement (DMT) Taux de raccroché au niveau du SVI Durée Moyenne de Conversation (DMC) Taux d’abandon After Call Work (ACW) Taux de débordement Durée de Mise en Attente (DMA) Conclusion La satisfaction client est un levier de croissance incontournable. Les centres d’appels jouent un rôle clé dans cette dynamique. Mais comment mesurer l’impact réel de ces services sur la fidélisation et la réputation de la marque ? Quels sont les leviers d’amélioration pour transformer les centres d’appels en véritables moteurs de croissance ? Divers éléments sont nécessaires pour atteindre cet objectif, tels que la technologie disponible (comme une solution de centre d’appels performante), les compétences individuelles des agents, et les pratiques globales de formation et de gestion du centre d’appels. La réussite d’un centre d’appels repose sur une combinaison optimale de technologie adaptée, de compétences humaines et de méthodes de gestion rigoureuses. Pour évaluer l’efficacité de votre centre d’appels et identifier les axes d’amélioration, il est essentiel de suivre de près certains indicateurs clés de performance (KPI) pour votre centre d’appels. Nixxis vous présente la liste des 10 KPI les plus importants pour un centre d’appels en 2024. 1. Taux d’occupation des agents Le taux d’occupation indique la part du temps de travail qu’un agent consacre directement à l’interaction avec les clients, qu’il s’agisse de conversations téléphoniques, de chats en ligne ou d’autres types d’échanges. Ce KPI est un élément clé pour les managers de centres d’appels, car il permet d’évaluer l’efficacité des équipes et d’optimiser l’utilisation des ressources. Un taux d’occupation trop faible peut entraîner une baisse de motivation chez les agents, tandis qu’un taux trop élevé peut générer du stress et nuire à la qualité du service. Un équilibre entre la charge de travail et les temps de pause est nécessaire et contribue fortement à la pérennité de l’activité du centre d’appels sur le long terme. 2. Taux de résolution au premier contact Le taux de résolution au premier contact reflète la qualité du service client en évaluant le nombre de problèmes résolus définitivement dès la première prise de contact. En résolvant les problèmes dès le premier contact, on évite les appels de relance, les transferts d’appels et toutes les autres actions de suivi qui peuvent être chronophages et frustrantes pour les clients. Un taux élevé renforce l’image de marque de l’entreprise en démontrant son engagement à offrir un service client de qualité supérieure. 3. Taux de qualité de service Le taux de qualité de service permet de mesurer la proportion d’appels répondus dans un délai cible (exprimé en secondes), qui reflète la capacité du service à répondre rapidement aux demandes des clients. Ce ratio s’obtient en appliquant la formule suivante : (Nombre d’appels répondus dans les délais / Nombre total d’appels) x 100. Prenons un exemple : sur 180 appels, 162 sont traités dans e temps réglementaire, soit un taux de service de (162/180) x 100 = 90%. Un pourcentage élevé signifie que vos agents sont très efficaces et répondent rapidement aux demandes des clients, ce qui contribue à une excellente expérience client. Ce taux permet également de déceler si les outils et les systèmes informatiques utilisés par les agents sont adaptés pour traiter les appels de la meilleure manière possible. Pour améliorer ce KPI, il peut être pertinent d’embaucher de nouveaux conseillers, de revoir les procédures d’appel ou d’investir dans un logiciel de téléphonie adapté. 4. Durée moyenne de traitement (DMT) La DMT englobe non seulement la durée de la conversation avec le client, mais aussi le temps consacré aux tâches post-appel, comme la mise à jour des informations dans le CRM ou le traitement des demandes spécifiques. Par exemple, après avoir raccroché, un agent peut être amené à mettre à jour le dossier client, envoyer un email de confirmation ou planifier un rappel, ce qui allonge la durée totale de traitement de l’appel. La DMT est un indicateur stratégique pour les centres d’appels, car il permet de mesurer l’efficacité des processus et d’optimiser les coûts d’exploitation. En réduisant la durée, les agents peuvent traiter un plus grand nombre d’appels dans un temps donné, ce qui améliore la satisfaction client et réduit les coûts d’exploitation. 5. Taux de raccroché au niveau du SVI Il permet de mesurer le taux d’appels qui ne sont pas traités, car les clients raccrochent avant d’être mis en relation avec un conseiller ou un système de réponse vocale interactive. Un menu SVI efficace doit être simple, intuitif et capable de diriger les clients vers les bonnes ressources. Si le taux d’abandon est élevé, cela suggère que le parcours client au sein du SVI est trop complexe ou ne répond pas aux attentes des appelants, les incitant à raccrocher. 6. Durée Moyenne de Conversation (DMC) Ce KPI permet d’évaluer la durée moyenne des interactions entre les conseillers et les clients, que ce soit en entrant ou en sortant. Grâce à cette donnée, il est alors possible d’identifier les facteurs qui influencent la durée des appels et de mettre en place des actions correctives (formation des agents, choix d’un autre logiciel plus performant…). Si la durée moyenne des appels est trop élevée, cela signifie que les conseillers consacrent un temps excessif à chaque interaction, réduisant ainsi leur capacité à prendre en charge un volume important d’appels. 7. Taux d’abandon Ce taux reflète le niveau de frustration des appelants lorsqu’ils sont contraints d’attendre trop longtemps avant d’être pris en charge. Plus il est élevé, plus il indique que les temps d’attente sont excessifs, ce qui nuit à l’expérience client et augmente le risque de perdre définitivement le client si
Hébergement Cloud VS on premise VS Cloud hybride pour votre solution de centre d’appels : Faites le meilleur choix !
< Revenir au blog < Revenir au blog Le cloud : la solution tendance Le stockage on-premise : vieux, mais tellement précieux L’hébergement de données cloud dit « hybride » : Le meilleur des deux mondes ? Le cloud : la solution tendance Le stockage on-premise : vieux, mais tellement précieux L’hébergement de données cloud dit « hybride » : Le meilleur des deux mondes ? Conclusion Quel type de stockage de données privilégier pour votre solution de centre d’appels : le cloud ou l’on premise ? Pas simple comme question .. heureusement, nous sommes là pour vous donner un coup de pouce pour vous permettre de mieux cerner les deux concepts. En plus de briller en société en plaçant quelques mots compliqués lors de vos conversations, vous serez en mesure de décider lequel des deux est le plus accessible, le plus abordable et le plus sécurisé pour votre entreprise ! Aujourd’hui, la plupart des solutions pour centres d’appel offrent les deux options : soit le stockage en cloud sur un serveur partagé/ privé ou soit la possibilité d’installer votre solution directement sur les serveurs de votre entreprise. Néanmoins, nous allons aborder également une troisième option moins connue : le stockage de données hybride ! Prêt ? allons-y. 1. Le cloud : la solution tendance Depuis la crise sanitaire, la solution cloud a le vent en poupe ! Entre les nouveaux styles de travail hybrides, la réduction des coûts, le besoin accru de mobilité et d’évolutivité, avouons-le, le cloud est le bon élève en matière de flexibilité, les données pouvant être stockées sur des serveurs partout dans le monde. a) Avantages de la solution cloud Sauvegardez et restaurez facilement vos données Vous aussi, vous avez perdu la dernière copie de la version finale de la 356e révision de votre dossier de présentation après un crash ? Bien sûr, nous sommes tous passés par là ! Et dieu merci, le drive vous a sauvé la vie. Tout y est stocké et pré-enregistré de façon automatique pour vous garantir une dernière sauvegarde n’importe où, n’importe quand ! Et bien, iI en va de même pour les solutions CCAAS en cloud, qui raréfie le risque de perte de données. Améliorez la collaboration Cela permet aux employés de travailler en étroite collaboration sur tout type de données stockées en ligne et/ou en dehors du pare-feu de l’entreprise. Ainsi, une plateforme basée sur le cloud peut être utilisée par les employés pour partager, modifier et travailler conjointement sur des projets communs. De plus, la maintenance et les mises à niveau sont prises en charge par le fournisseur du service cloud lui-même. Totale accessibilité Accédez à vos applications n’importe quand et n’importe où via un navigateur web et sur n’importe quel appareil connecté. Les solutions de centre d’appel cloud n’imposent pas l’usage d’un appareil spécifique où de se trouver à un endroit particulier pour accéder aux données, ce qui facilite et optimise la gestion des urgences ! Mobilité Grâce au stockage cloud, vos agents peuvent désormais travailler depuis une plage de l’île Maurice ou du Mont Fuji ! La mobilité et la flexibilité de ce type de solution permettent aux employés de travailler à tout moment et de n’importe quel endroit, ce qui encourage un taux élevé d’engagement de la part de vos employés. Economisez Le stockage cloud est le bon compromis en terme de rapport qualité-prix, car il n’inclus pas de frais d’installation ni matériel préalable. Seules la maintenance et l’assistance font l’objet de dépense d’exploitation (OpEx). Or, il s’agit là de coûts prévisibles, avec une couverture mensuelle totale incluant les mises à niveau et les sauvegardes. Déploiement Le déploiement d’une solution cloud peut -être effectuée à distance et à tout moment, il sera donc beaucoup plus rapide. Flexibilité et extensibilité Il est possible d’étendre la solution à la demande selon vos besoins. Il est facilement possible d’accroitre ou de réduire vos besoins de stockage. Le cloud ne nécessite pas d’investissement à la source. Les mises à jour se déroulent facilement en dehors des heures ouvrables avec un minimum de perturbations. Réduisez votre personnel informatique Plus besoin de mobiliser du personnel pour assurer les mises à jour. Le fournisseur s’occupe de tout de sorte que l’entreprise ne doive jamais prendre en charge des mises à niveau et la surveillance du réseau. b) Inconvénients de la solution cloud Connexion internet & Solutions CAAS Une connexion internet stable et fiable est primordiale pour utiliser votre solution. Mais ce n’est pas le seul obstacle. L’architecture de base doit également être au point. Nous connaissons des cas où des agents ont dû connecter leur ordinateur à des câbles Ethernet pour faire fonctionner des solutions full cloud de certains concurrents célèbres (non, nous ne citerons pas de nom 😊). Contrôle limité L’infrastructure du backend et l’accès au shell du serveur ainsi que la mise à jour et la gestion du firmware ne peuvent pas être géré par l’utilisateur. Et ce manque de contrôle sur le stockage de vos données peut être un inconvénient majeur. Coûts Nous avons dit précédemment que le cloud pouvait vous faire économiser de l’argent. Cependant, sur le long terme, ce n’est pas tout à fait vrai. Le montant total dépensé au fil du temps pour maintenir un stockage cloud sera finalement beaucoup plus important que si vous aviez vos propres serveurs. La sécurité des données Chaque fois que vous vous engagez auprès d’un fournisseur cloud, vous cédez le contrôle de la sécurité de vos données. En effet, il subsiste toujours un risque que des personnes non autorisées accèdent à vos données. Pour éviter cela, vous devez vous renseigner sur les politiques de sécurité du fournisseur et vous assurer que vos données sont cryptées tant en transit qu’en repos. Bien que la sécurité se soit considérablement améliorée, les couds peuvent toujours être piratés. Un serveur d’annuaire d’entreprise commun doit être utilisé pour gérer l’accès des employés par le biais de procédures d’onboarding et offboarding. 2. Le stockage on-premise : vieux, mais tellement précieux a) Avantages de la solution on-premise Le stockage on-premise des solutions de centres
Orchestrer une expérience client omnicanale enrichie par l’IA
< Revenir au blog < Revenir au blog Le passage à « l’hyper-personnalisation » Un service client « intelligent » Anticiper les besoins en personnel grâce à l’IA Une expérience client réinventée Synergie entre IA et canaux de communication traditionnels Conclusion Dans un passé récent, l’omnicanalité était considérée comme une innovation incontournable. La capacité à répondre aux clients sur le canal de leur choix était perçue comme un avantage significatif, enrichissant le parcours client et augmentant sa satisfaction. Aujourd’hui, l’omnicanalité n’est plus un luxe, mais une exigence pour les entreprises qui cherchent à rester compétitives ou à le devenir. Elle englobe bien plus qu’une simple présence sur différents canaux de vente ; elle offre une expérience intégrée où les clients bénéficient de réponses pertinentes en passant d’un canal à un autre et de manière fluide. Pour réussir véritablement dans cette approche, l’intégration de l’intelligence artificielle (IA) est devenue cruciale en 2024. 1. Le passage à « l’hyper-personnalisation » L’IA excelle dans l’analyse de grands ensembles de données clients. Grâce à des algorithmes poussés, elle crée des profils clients détaillés, retenant ainsi leurs préférences, comportements d’achat et historiques d’interaction. Cette compréhension approfondie permet de personnaliser les offres et les recommandations sur tous les canaux, en offrant une expérience client hautement pertinente et engageante selon le segment choisi. Les clients se sentent compris et valorisés lorsqu’ils reçoivent des communications qui correspondent réellement à leurs besoins et intérêts, plutôt qu’une énième publicité de mass mailing. 2. Un service client « intelligent » Les agents virtuels et les chatbots alimentés par l’IA se retrouvent sur presque tous les services clients, grands adeptes de l’omnicanalité. Ces robots fournissent un support 24/7, répondant instantanément aux questions des clients et résolvant les problèmes courants. Grâce à l’apprentissage automatique, ils s’améliorent continuellement en comprenant le langage naturel et en anticipant les besoins des clients selon des scénarios prédéfinis. Cela se traduit par une assistance rapide et efficace sur tous les canaux, renforçant ainsi la satisfaction et la fidélité des clients. Pour en savoir plus sur les chatbots et leur fonctionnement Pour en savoir plus sur les chatbots et leur fonctionnement Cliquez ici ! Cliquez ici ! 3. Anticiper les besoins en personnel grâce à l’IA L’intelligence artificielle représente un atout précieux pour prévoir avec précision les effectifs lors d’activités bien spécifiques. En analysant l’historique des interactions et les diverses demandes adressées au support, elle est en mesure d’estimer les flux d’appels à venir lors de périodes de forte affluence, telles que les soldes, le Black Friday ou encore les fêtes de fin d’année. Elle permet alors aux entreprises d’optimiser la gestion de leurs équipes en attribuant un nombre suffisant de conseillers à chaque activité. 4. Une expérience client réinventée Grâce à la surveillance et à l’analyse du comportement des utilisateurs sur les différents canaux, l’IA identifie les points de friction et les opportunités d’amélioration dans le parcours client. En y apportant des ajustements, par exemple de l’ouverture du ticket jusqu’à la résolution de la demande, elle peut offrir une meilleure expérience client et assurer la compétitivité de l’entreprise. Comme on le sait, un client satisfait en vaut deux ! Concrètement, cela se traduit par des taux de conversion accrus et une fidélisation renforcée des clients. 5. Synergie entre IA et canaux de communication traditionnels L’intégration de l’IA dans les stratégies omnicanales crée une sorte de synergie avec l’ensemble des canaux de communication. En considérant tous les outils de communication, l’IA recommande les actions les plus appropriées à entreprendre sur des canaux spécifiques pour accroître l’engagement des clients. Cette approche holistique permet ainsi une prise de décision éclairée et des ajustements en temps réel pour répondre aux besoins changeants des clients. 6. Conclusion En intégrant l’IA dans une stratégie omnicanale, les entreprises peuvent offrir une expérience client exceptionnelle tout en améliorant leur efficacité opérationnelle. Chaque aspect de la stratégie omnicanale bénéficie des fonctionnalités de l’IA, de la personnalisation à la gestion de la demande. Cette approche centrée sur le client et alimentée par l’analyse de données avancée, ouvre de nouvelles possibilités pour créer des interactions client significatives et générer une croissance durable. En fin de compte, l’omnicanalité assistée par l’IA devient un peu comme le moteur essentiel de compétitivité dans l’économie moderne. Pour envisager sereinement cette transformation digitale au sein de votre société, Nixxis est là pour vous accompagner tant dans la gestion omnicanale de vos interactions, que dans l’implémentation de solutions pilotées par l’intelligence artificielle qui vous permettront de répondre à l’ensemble de ces enjeux. Pour aller plus loin sur les méthodes d’intégration d’IA au sein de votre centre de contact, découvrez donc notre guide exclusif ! Découvrez notre guide exclusif sur les méthodes d’intégration de l’IA ! C’est par ici ! C’est par ici ! Partagez ce contenu sur vos réseaux favoris ! Facebook Email LinkedIn Intéressé par nos solutions ? Contactez-nous ! 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Utiliser un chatbot au sein d’un service client : pour ou contre ?
< Revenir au blog < Revenir au blog Retrouvez ici le guide ultime comprenant les principaux avantages et inconvénients d’utiliser un chatbot pour gérer une partie de votre relation client ! Découvrez aussi les différents types de chatbots et leurs fonctionnalités Cliquez ici ! Partagez ce contenu sur vos réseaux favoris ! Facebook Email LinkedIn Intéressé par nos solutions ? Contactez-nous ! Articles récents
Tout ce qu’il faut savoir sur les chatbots !
< Revenir au blog < Revenir au blog Quel chatbot utiliser pour mon service client ? Est-ce qu’il existe un chatbot spécifique à mon activité ? Comment peut-il aider mes conseillers à améliorer leurs performances ? Ce sont là une myriade de questions que vous devez vous poser lorsque l’idée d’intégrer un chatbot à votre service client ou centre de contact survient. Heureusement pour vous, Nixxis a fait le point récemment sur toutes ces questions. Découvrez de quoi il en retourne ici : Le guide pratique du chatbot !C’est quoi un chatbot ? Ça me permet de faire quoi ? On vous dit tout !Un « chat – bot »Eh oui, c’est avant tout un petit outil qui permet d’apporter de manière automatique une réponse via un « chat » au demandeur, sans avoir besoin d’une quelconque intervention humaine, d’où le côté robotique.3 types de chatbotsLes chatbots les plus répandus au sein des services clients sont soit basés sur des règles, soit sur des modèles statistiques ou encore pour les plus récents sur l’apprentissage automatique. Le dernier est bien entendu le plus précis lorsqu’il doit apporter une réponse au client.Les fonctionnalités en brefUn chatbot apporte un lot de 4 fonctionnalités principales. Il permet avant tout de répondre aux questions, d’apporter des informations complémentaires selon la demande du client, de collecter des données précieuses réutilisables par vos commerciaux et enfin d’automatiser les tâches chronophages de vos conseillers.Quels secteurs l’utilisent le plus ?Évidemment, les services clients de tout secteur utilisent pour près de 78% un chatbot, tandis que les 22% restants préfèrent des méthodes plus traditionnelles (email & téléphone). On retrouve des chatbots de plus en plus dans le secteur de la santé, des telcos ou encore l’e-commerce et le secteur bancaire dans une moindre mesure.En résuméLes chatbots sont très utiles pour créer une expérience utilisateur et client nouvelle et de pouvoir alléger la charge de travail des conseillers dans l’apport de réponses et le traitement des requêtes, d’une manière générale. Vous hésitez encore à l’intégrer au sein de votre service client ? Nous avons créé l’infographie ultime afin de vous montrer en toute transparence les avantages et inconvénients à l’utiliser au sein de votre activité.Retrouvez-là ici Diapositive précédente Diapositive suivante Diapositive précédente Diapositive suivante Savez-vous que nous avions également participé au Salon de la Relation Client de l’Ouest ? Revivez les moments forts en images Partagez ce contenu sur vos réseaux favoris ! Facebook Email LinkedIn Intéressé par nos solutions ? Contactez-nous ! Articles récents
5 étapes pour intégrer l’IA dans son centre de contact
< Revenir au blog < Revenir au blog Vous souhaitez intégrer facilement l’IA au sein de votre centre de contact ? Rien de plus simple ! Nixxis fait le point sur les 5 étapes essentielles pour réaliser cette intégration. Découvrez-les ici : Intégrez l’IA en seulement 5 étapes !Vous avez bien lu, découvrez 5 étapes simples pour intégrer l’IA dans votre centre de contact !1. Des objectifs clairsNe foncez pas tête baissée. Avoir des objectifs précis sur votre démarche d’intégration d’IA est cruciale pour en tirer le meilleur profit, que ce soit en termes de coût, de satisfaction client, ou même de meilleures performances.2. Des données qualitativesOn n’a rien sans rien ! Vous ne pourrez pas bénéficier d’un algorithme performant si vous lui injecter de la donnée de mauvaise qualité. Un lourd travail de nettoyage est donc nécessaire en amont pour vous assurer de l’efficacité de l’IA, et en même temps cella vous permet de trier et filtrer les données inutiles.3. Des partenaires adéquatsVous ne pouvez pas intégrer une IA en un claquement de doigt. Vous devez vous rapprocher de professionnels du métier. La protection des données personnelles collectées et la sécurité de votre infrastructure sont en jeu et impliquent une minutie dans l’intégration complète de l’IA pour votre centre de contact.4. L’IA est intégrée ! Je fais quoi maintenant ?Il faut tester votre algorithme ! C’est là toute la particularité de l’intelligence artificielle. Elle n’est performante qu’à condition d’être testée maintes fois, avant de pouvoir fournir des résultats de qualité.5. Après le testing, on évalue les retours clients !Les retours de vos clients sont primordiaux pour corriger ou faire évoluer votre logiciel d’IA. Les moyens sont nombreux : enquêtes de satisfaction client, analyses poussées sur les KPIs et le quality monitoring sont quelques options parmi d’autres pour récolter des premiers retours.(Re)découvrez notre webinaire sur le sujet !Vous avez raté notre webinaire sur le thème du futur des centres d’appels et de la matrice d’Ai’senhower ? Vous avez encore la possibilité de visionner le replay !Ça se passe ici ! Diapositive précédente Diapositive suivante Diapositive précédente Diapositive suivante Savez-vous que nous avions également participé au Salon de la Relation Client de l’Ouest ? Revivez les moments forts en images Partagez ce contenu sur vos réseaux favoris ! Facebook Email LinkedIn Intéressé par nos solutions ? Contactez-nous ! Articles récents